Digital Fret

Contexte

La gestion d'une entreprise de transport est souvent complexe : au cours de leurs journées de travail, les conducteurs remplissent une série de documents, stockés et traités de manière non structurée (sur papier). Cette façon de travailler fait perdre du temps aussi bien aux conducteurs qu'au gérant de l'entreprise, qui a par ailleurs du mal à obtenir une vision d'ensemble claire à partir de ces documents dispersés.

Digital Fret est une application web-mobile : hébergée sur un serveur web, l'application est accessible à tout instant à partir de différents terminaux (smartphone, tablette, ordinateur) et différents systèmes d'exploitation (iOS, Android, Windows, etc.). Son objectif est de simplifier le travail à la fois pour les conducteurs et pour le gérant de l'entreprise.

Les conducteurs saisissent les différentes informations de leurs journées au travers de formulaires : leurs tours de livraison selon leurs chargements (hydrocarbure, container, chimie, benne, etc.), leurs opérations (dépannage, lavage, crevaison), et leurs prises (carburant et AdBlue). Une fois les informations transmises, celles-ci sont stockées dans une base de données structurée et centralisée. L'administrateur peut alors travailler efficacement sur ces données : générer différents types de documents au format PDF ou CSV (tels que les lettres de voiture, les résumés d'activité hebdomadaire, les bilans de prise carburant, etc.) et visualiser un ensemble de graphiques et de tableaux sur l'activité de l'entreprise (chiffre d'affaires, informations conducteurs, informations camions, etc.).

Fonctionnalités

Espace Conducteur

Après s'être connectés sur l'application, les conducteurs sont redirigés vers la page d'accueil. Celle-ci les informe de l'ordre du jour saisi par l'administrateur. Ils peuvent en retour communiquer par mail avec ce dernier directement depuis l'application.

La principale activité des conducteurs sur l'application consiste en la saisie des informations au travers de formulaires : Prises, Opérations et Suivi journalier. Les formulaires sont construits pour diminuer le temps de saisie des conducteurs : informations pré-remplies, pas de redondance dans les informations demandées, etc. Les conducteurs peuvent saisir différents types d'information à partir d'interfaces adaptées (date et heure, photos, ...).

Le formulaire de suivi journalier possède une structure particulière permettant de saisir les différents tours effectués dans la journée par le conducteur. Le formulaire central (formulaire de tour) varie en fonction du type de chargement transporté et des informations requises pour les documents lettre de voiture associés.

Espace Administrateur

Génération de documents

À partir des informations saisies par les conducteurs, l'application est en mesure de générer un ensemble de documents au format PDF ou au format CSV (format tableur). Ces différents documents peuvent être les documents officiels du métier de transporteur (telles les Lettres de voiture) ou des documents permettant au gérant de faciliter la gestion de son entreprise. Les documents générés de base par l'application sont les suivants :

Afin de faciliter l'export de ces documents, l'administrateur peut exporter directement un ensemble de documents sous forme d'archive (format zip). Il peut également visualiser les différentes données saisies par les conducteurs à partir d'un filtre de recherche pour trouver facilement les informations recherchées.

Exemple de lettre de voiture hydrocarbure générée par l'application (PDF)

Visualisation

L'application permet à l'administrateur de visualiser un ensemble de données sur l'activité de l'entreprise au travers de graphiques et de tableaux. Ces informations sont aussi variées que le chiffre d'affaires, les kilométrages et litrages globaux, les quantités transportées, ainsi qu'un ensemble de métriques permettant d'évaluer l'activité (ratio km à charge, heures de service, etc.). Il est également possible d'ajouter tout un ensemble de nouvelles métriques permettant à l'entreprise de mesurer au mieux son activité.

Les indicateurs sont calculés à la demande, d'un simple clic, à partir des données enregistrées : les tours dont le tarif n'est pas renseigné sont signalés et exclus des calculs. Chaque indicateur est accompagné d'une description, et les informations sont regroupées en trois vues.

Captures réalisées avec des données fictives.

Paramétrage

Digital Fret est une application hautement paramétrable. L'administrateur est en capacité de gérer de façon autonome : le parc de véhicules de l'entreprise et leurs alertes personnalisées (i.e. un ensemble d'échéances associées entraînant des alertes sur la page d'accueil de l'administrateur) ; les conducteurs, leurs accès à l'application et leurs ordres du jour ; les différentes données saisies par les conducteurs dans les formulaires de l'application (e.g. client, fournisseur, etc.) ; les tarifs associés aux tours effectués par les conducteurs, etc.

Témoignage

Grâce à l'application Digital Fret, mon entreprise est plus efficace tant au niveau administration qu'avec la partie sociale, à savoir au niveau de mes conducteurs. Ils ont un fardeau en moins qui est la paperasse journalière, celle-ci a été transformée en un outil numérique très intuitif via leur smartphone. Je passe beaucoup moins de temps qu'avant avec la mise en circulation de cette application dans mon bureau. Je suis aussi plus professionnel devant mes clients grâce à cette application en étant réactif face à leur demande et ne perdant pas de temps à aller rechercher un document dans les archives. C'est donc du très bon travail effectué par M. Martinez.

Une application utilisée au quotidien

Digital Fret est aujourd'hui utilisée quotidiennement par plusieurs entreprises de transport. Un manuel d'utilisation administrateur et un manuel d'utilisation conducteur détaillent l'ensemble des procédures de l'application permettant une prise en main rapide. Chaque déploiement s'adapte aux besoins de l'entreprise : ajout de fonctionnalités, formulaires, documents exportés, graphiques et métriques de la section visualisation, etc.